Vue d’ensemble du processus
- Dona (👩🦰) prépare le planning du trimestre dans Excel.
- Il faut ensuite préparer les inscriptions (Vincianne 👩🦱 ou Pierre 👼).
- Gestion LCDP > Membres/inscriptions via Excel > (2) Exporter tous les clients existants + colonnes inscriptions vides. Le programme génère un fichier Excel avec les colonnes nécessaires pour la suite et, bien entendu, tous nos membres.
- Remplir ce fichier Excel en suivant scrupuleusement 🔺 les instructions détaillée ci-dessous.
- Uploader ce fichier Excel dans la base de données
- Gestion LCDP > Membres/inscriptions via Excel > (3) Sélectionnez puis charger le fichier. A ce stade, les inscriptions ont leur statut à « uploadées mais pas validées » et aucun mail n’est envoyé aux clients.
- Vérifier très minutieusement chaque inscription pour s’assurer qu’il n’y a aucune erreur. Il y en a à a chaque fois (surtout quand c’est moi qui m’en occupe… 😇).
- Gestion LCDP > Membres/inscriptions via Excel > (4) Valider/effacer les inscriptions. Cette étape permet de faire passer le statut de l’inscription à « enregistrée » et d’envoyer le mail au client. Si on s’est planté, on peut effacer toutes les inscriptions non-validées. Attention : dans ce cas, les nouveaux clients ne seront pas effacés! Il faut donc modifier la feuille Excel pour indiquer le kus_id ce ces clients.
- Il est possible d’effectuer une mise à jour automatique des ID FFE et des dates de validité des assurances FFE. Voir Guide – Uploader un fichier de mise-à-jour des assurances FFE.
Détail du contenu du fichier Excel pour importer les clients/inscriptions
Toujours générer un nouveau fichier à partir du site. En effet, celui-ci contiendra tous les clients et toutes les colonnes à remplir, ainsi que leur format (date, devise…), avec leur nom exact. Notez que si vous changer l’ordre des colonnes, ce sera le 💩 complet!
- Si un client ne doit pas être inscrit, il suffit de laisser les colonnes inscriptions vides. On peut aussi effacer la ligne de ce client ☠.
- On peut ignorer voire effacer les lignes correspondant à un client ‘main’ s’il s’agit d’un parent.
- Les colonnes en gris peuvent être ignorées la plupart du temps si celles en bleu sont correctement remplies (explications ci-dessous).
- Ne modifiez pas les informations d’un client, le programme n’en tiendra pas compte. Pour corriger les informations d’un client, allez dans Gestion LCDP > Clients/membres.
Si une personne est inscrite à plusieurs activités, il faut une ligne Excel par activité. Pour les nouveaux clients, l’inscription doit se faire en plusieurs fois car il faut obligatoirement indiquer l’ID du client pour ses apparitions subséquentes à la première (🥱).
| Nom du champ | Explications |
|---|---|
| kus_id | Pour un client existant, obligatoirement l’ID de ce client. Pour un nouveau client, ‘new’. |
| kus_sub_of | Pour un enfant, l’ID de son parent. Pour un nouvel enfant, si le parent est nouveau : indiquer ‘sub’ et mettre l’adresse mail du parent dans le champs kus_mail de l’enfant. Dans ce cas, le parent doit être avant l’enfant dans la feuille Excel. Pour un enfant dont le parent est déjà enregistré, l’ID du parent. kus_mail doit rester vide. Si le client est ‘main’ (soit un parent, soit un client seul) kus_sub_of doit rester vide. Un enfant peut avoir plusieurs parents. Vu que c’est prise de tête (😨), me demander le cas échéant. |
| kus_mail | Parent ou client seul : email du client. Cette information est ❗méga-importante car elle sert à identifier le client. Il s’ensuit que deux clients ne peuvent avoir la même adresse mail. (Ce qui est logique, au fond 🧐). Enfant : si nouveau, email du parent. Sinon vide. |
| kus_name | Nom du client. |
| kus_firstname | Prénom du client. |
| kus_phone | Téléphone. Laissez vide pour les enfants. |
| kus_street | Rue et numéro. Laissez vide pour les enfants. |
| kus_postcode | Code postal. Laissez vide pour les enfants. |
| kus_city | Localité. Laissez vide pour les enfants. |
| kus_country | Pays. Laissez vide pour les enfants. Peut rester vide si Belgique. |
| kus_ffe_via | Si l’assurance est prise via l’ASBL ou si le client s’occupe personnellement de son assurance (lcdp ou perso, si vide => lcdp). |
| kus_id_ffe | ID FFE du client. Cet ID est attribué par nos amis de la FFE. |
| kus_ffedate_ffe_to | Date jusqu’à laquelle l’assurance FFE est valide. |
| kus_bdate | 👶 Date de naissance. |
| kus_member_oui|non | Membre de l’ASBL (oui ou non). |
| kus_member_type_m|ca|ag | Type de membre (m=membre normal, ca=membre du CA, ag=membre de l’AG). |
| kus_memberdate_to | Date jusqu’à laquelle le membre est en ordre d’affiliation à l’ASBL. |
| act_id | ID de l’activité à laquelle la personne est inscrite. Pour trouver cet ID, consultez la page Activités (admin) et placez (pas cliquer) la 🐭 sur le titre, sans cliquer. L’ID apparait en bas de l’onglet (…?post=). |
| reg_day_of_week (*) | Jour de la semaine où la personne a cours (lu, ma, me, je, ve, sa, di). |
| reg_hour (*) | Heure du cours (format hh:mm, par exemple 16:00). |
| reg_week_T|I|P (*) | S’il a cours toutes les semaines, les impaires ou les paires. Consulter le calendrier lié au planning dans Excel, car cela ne correspond pas forcément au numéro de la semaine calendrier. (T ou I ou P). Il y a de bonne raison pour cela, mais c’est trop long à expliquer ici 🤓. |
| reg_groupe|indiv | Cours en groupe 👩🏼🤝👩🏻 ou individuel (G ou I). |
| reg_adulte|enfant | Cours adulte ou enfant (A ou E). |
| reg_prof | Professeur 👩🏫. |
| reg_date_debut (*) | Date du premier cours pour les élèves commençant au milieu du trimestre. Sinon, laisser vide. Dans ce cas, c’est la date de l’activité qui marque le début. |
| reg_date_fin (*) | Date du dernier cours pour les élèves qui ne termineraient pas le trimestre. Sinon, laisser vide. Dans ce cas, c’est la date de l’activité qui marque la fin. |
| reg_n_seances (**) | Nombre de séances. |
| reg_prix_seance (*) | Prix d’une séance. |
| reg_ffe_oui|non (*) | Inclure l’assurance FFE dans le prix total. Dans ce cas, il faut mentionner le prix de l’assurance dans la colonne reg_total_ffe. |
| reg_asbl_oui|non (*) | Inclure l’affiliation à l’ASBL dans le prix total. Dans ce cas, mentionner le prix de l’affiliation dans la colonne reg_total_asbl. |
| reg_total (**) | Prix total de l’activité, hors assurance et affiliation ASBL. |
| reg_total_ffe (*) | Prix de l’assurance. |
| reg_total_asbl (*) | Prix de l’affiliation à l’ASBL. |
| reg_grand_total (**) | Grand total. |
| reg_admin_notes | 🕵️♂️ Notes pour l’admin (apparaissent seulement dans Gestion LCDP > Inscriptions). Pas visible pour le client. |
(*) Si ces champs sont renseignés correctement, le programme calcule automatiquement le nombre de séances, leur dates et le prix total.
(**) Dans le cas où le programme peut calculer le nombre de séances et le prix total, les champs (**) peuvent rester vide. Ils ne seront de toutes façon pas pris en compte.